Советы от школы бухгалтеров в СПБ: как стать делопроизводителем

Просматривая список вакансий нередко можно увидеть «требуется делопроизводитель». Эта профессия востребована на любом предприятии, так как везде имеется техническая, административная или архивная документация. Чтобы не утонуть под ворохом этих бумаг и ориентироваться в их круговороте в штате имеется делопроизводитель. И не имеет значения, в какой сфере работает канцелярский работник, его обязанность заниматься документационной работой. Ежедневно, через его руки проходит огромный поток документации, которую следует проанализировать, обработать и отдать адресату. Начиная с подготовки документа и заканчивая его хранением. Что входит в обязанности делопроизводство:

• подготовка документов;

• оформление их, согласно требованиями предприятия, правилам делопроизводства и госстандартов;

• работа с входящей, исходящей и внутренней документацией;

• направление писем и бумаг в требуемую инстанцию;

• в зависимости от резолюции директора организации передает бумаги на исполнение;

• обеспечение быстрого поиска необходимых бумаг;

• контроль за сроком, отведенным на выполнение;

• хранение.

Что должен уметь делопроизводитель

• принять, зарегистрировать, обработать, отдать ответственному лицу, проследить за выполнением и подшить в архив документ;

• создать и систематизировать электронные архивы;

• организовать свой и офисный рабочий процесс;

• организовать прием и по-деловому общаться с посетителями;

• вести деловую переписку;

• помнить, какие документы не подлежат регистрации.

Как получить эту профессию

Чаще всего делопроизводством во всевозможных учреждениях занимается секретарь, который является правой рукой руководителя. Им он и назначается на эту должность. В обязательства секретаря помимо правильного оформления документации, входит быть осведомленным обо всём происходящем в организации и служебных обязанностях сотрудников, чтобы в нужный момент без задержки передать тот или иной документ, на исполнение, необходимому человеку.

Требования, которые предъявляются в больших корпорациях к кандидату на эту должность таковы:

• наличие университетского образования по специальности «Документоведение и архивоведение» либо высшее образование и курсы;

• стаж работы свыше одного года;

• знать основы делопроизводства;

• уметь работать в офисном программном обеспечении, пользоваться электронной почтой, архивировать информацию и папки с помощью программ архиваторов;

• знать деловой этикет

• уметь управляться с оргтехникой.

Чтобы получить такую же должность на небольшом предприятии, вполне хватит среднего образования и законченных курсов. Курсы пользуются популярностью, их предлагает большое количество учебных центров, а также подобные курсы существуют и при вузах.

Подробнее узнать об этой теме можно в школе бухгалтеров в СПБ https://spbshb.ru/. На курсах изучают нормативные документы по делопроизводству, показывают, как работать с оргтехникой и в стандартных компьютерных программах - Word, Exсel. Вас обучат официальной деловой речи, так как важно знать лингвистические особенности служебных бумаг, которые составляться по определенной структуре и стандартам.

После чего перейдете к профессиональному блоку занятий: освоите работу с разными видами корреспонденции и узнаете о ведении документооборота, освоите архивоведение, психологию делового общения, научитесь работать с посетителями.

Курсы дадут Вам хорошую основу, которая пригодится в течение всей трудовой деятельности и не только в должности секретаря, опыт будет полезен в бухгалтерии и юридическом отделе. Документы – опора управления в любой организации. Поэтому специальность документоведения неизменно обретает всё более широкую популярность на рынке труда.

Главным предпочтением этой специальности считается, то что она позволяет получить работу в большой компании и госучреждении. А полученный опыт, при наличии образования, открывает двери к карьерному росту, а это влечет за собой повышение зарплаты.

Обязанности делопроизводителя в банке:

• знание банковских нормативных документов;

• прием входящей и отправка исходящей корреспонденции;

• систематизировать полученную корреспонденцию, согласно порядка установленного в определенном банке;

• оформление, обработка, сортировка документов;

• передача документов исполнителю под роспись, с подшивкой необходимых ксерокопий;

• знание правил оформления деловых писем, постановлений, приказов, распоряжений;

• регистрировать возврат пропусков в специальном журнале, а также выданных штампов, печатей, пломбировочных материалов и ключей;

• исполнение поручений управляющего банком, а также его заместителя;

• знание делопроизводства, включая кадровое. Уметь оформить документы приема на работу сотрудника или на его увольнение, на трудовой отпуск, декретный, учебный;

• вести учет документ, которые необходимо передать в архив;

• вести архив и журналы учета выданной, полученной и внутренней документации;

• соблюдение коммерческой тайны и конфиденциальной информации клиентов;

• учитывать и фиксировать товарно-материальные запасы;

• в сжатые сроки выполнять несколько поставленных задач;

• высокая исполнительность и ответственность;

• умение работать с оргтехникой;

• уничтожать документы, у которых истек срок годности.

Чем отличается документовед от делопроизводителя

В обязательства делопроизводителя входит ответственность за регистрацию и движение внутренней и внешней корреспонденции, ее учете и хранении. Делопроизводителем может работать человек и без специального образования, а чтобы занимать должность документоведа требуется обязательное образование по профилю

Однако в современном мире, принимая на работу делопроизводителем, от сотрудника требуют знания документоведа и даже специалиста отдела кадров.

Документовед – это более высокопрофессиональный специалист. Он обязан хорошо владеет современными компьютерными технологиями и программами, и быть уверенным пользователем оргтехники.

В его обязанности входит разработка новых форм необходимых для внутреннего пользования. Также он проводит анализ и рационализирует документооборот в учреждении, передает документы на государственное хранение и утилизацию. Такие специалисты работают в архивно-документационных службах разных учреждений: в музеях, библиотеках, научно-исследовательских бюро, регистратуре здравоохранения, проектных организациях.