Вежливые люди
Статьи разные 1

Советы от школы бухгалтеров в СПБ: как стать делопроизводителем

10-10-2018, 17:40
...
80

Просматривая список вакансий нередко можно увидеть «требуется делопроизводитель». Эта профессия востребована на любом предприятии, так как везде имеется техническая, административная или архивная документация. Чтобы не утонуть под ворохом этих бумаг и ориентироваться в их круговороте в штате имеется делопроизводитель. И не имеет значения, в какой сфере работает канцелярский работник, его обязанность заниматься документационной работой. Ежедневно, через его руки проходит огромный поток документации, которую следует проанализировать, обработать и отдать адресату. Начиная с подготовки документа и заканчивая его хранением. Что входит в обязанности делопроизводство:

  • подготовка документов;

  • оформление их, согласно требованиями предприятия, правилам делопроизводства и госстандартов;

  • работа с входящей, исходящей и внутренней документацией;

  • направление писем и бумаг в требуемую инстанцию;

  • в зависимости от резолюции директора организации передает бумаги на исполнение;

  • обеспечение быстрого поиска необходимых бумаг;

  • контроль за сроком, отведенным на выполнение;

  • хранение.

Что должен уметь делопроизводитель

  • принять, зарегистрировать, обработать, отдать ответственному лицу, проследить за выполнением и подшить в архив документ;

  • создать и систематизировать электронные архивы;

  • организовать свой и офисный рабочий процесс;

  • организовать прием и по-деловому общаться с посетителями;

  • вести деловую переписку;

  • помнить, какие документы не подлежат регистрации.

Как получить эту профессию

Чаще всего делопроизводством во всевозможных учреждениях занимается секретарь, который является правой рукой руководителя. Им он и назначается на эту должность. В обязательства секретаря помимо правильного оформления документации, входит быть осведомленным обо всём происходящем в организации и служебных обязанностях сотрудников, чтобы в нужный момент без задержки передать тот или иной документ, на исполнение, необходимому человеку.

Требования, которые предъявляются в больших корпорациях к кандидату на эту должность таковы:

  • наличие университетского образования по специальности «Документоведение и архивоведение» либо высшее образование и курсы;

  • стаж работы свыше одного года;

  • знать основы делопроизводства;

  • уметь работать в офисном программном обеспечении, пользоваться электронной почтой, архивировать информацию и папки с помощью программ архиваторов;

  • знать деловой этикет

  • уметь управляться с оргтехникой.

Чтобы получить такую же должность на небольшом предприятии, вполне хватит среднего образования и законченных курсов. Курсы пользуются популярностью, их предлагает большое количество учебных центров, а также подобные курсы существуют и при вузах.

Подробнее узнать об этой теме можно в школе бухгалтеров в СПБ https://spbshb.ru/. На курсах изучают нормативные документы по делопроизводству, показывают, как работать с оргтехникой и в стандартных компьютерных программах - Word, Exсel. Вас обучат официальной деловой речи, так как важно знать лингвистические особенности служебных бумаг, которые составляться по определенной структуре и стандартам.

После чего перейдете к профессиональному блоку занятий: освоите работу с разными видами корреспонденции и узнаете о ведении документооборота, освоите архивоведение, психологию делового общения, научитесь работать с посетителями.

Курсы дадут Вам хорошую основу, которая пригодится в течение всей трудовой деятельности и не только в должности секретаря, опыт будет полезен в бухгалтерии и юридическом отделе. Документы – опора управления в любой организации. Поэтому специальность документоведения неизменно обретает всё более широкую популярность на рынке труда.

Главным предпочтением этой специальности считается, то что она позволяет получить работу в большой компании и госучреждении. А полученный опыт, при наличии образования, открывает двери к карьерному росту, а это влечет за собой повышение зарплаты.

Обязанности делопроизводителя в банке:

  • знание банковских нормативных документов;

  • прием входящей и отправка исходящей корреспонденции;

  • систематизировать полученную корреспонденцию, согласно порядка установленного в определенном банке;

  • оформление, обработка, сортировка документов;

  • передача документов исполнителю под роспись, с подшивкой необходимых ксерокопий;

  • знание правил оформления деловых писем, постановлений, приказов, распоряжений;

  • регистрировать возврат пропусков в специальном журнале, а также выданных штампов, печатей, пломбировочных материалов и ключей;

  • исполнение поручений управляющего банком, а также его заместителя;

  • знание делопроизводства, включая кадровое. Уметь оформить документы приема на работу сотрудника или на его увольнение, на трудовой отпуск, декретный, учебный;

  • вести учет документ, которые необходимо передать в архив;

  • вести архив и журналы учета выданной, полученной и внутренней документации;

  • соблюдение коммерческой тайны и конфиденциальной информации клиентов;

  • учитывать и фиксировать товарно-материальные запасы;

  • в сжатые сроки выполнять несколько поставленных задач;

  • высокая исполнительность и ответственность;

  • умение работать с оргтехникой;

  • уничтожать документы, у которых истек срок годности.

Чем отличается документовед от делопроизводителя

В обязательства делопроизводителя входит ответственность за регистрацию и движение внутренней и внешней корреспонденции, ее учете и хранении. Делопроизводителем может работать человек и без специального образования, а чтобы занимать должность документоведа требуется обязательное образование по профилю

Однако в современном мире, принимая на работу делопроизводителем, от сотрудника требуют знания документоведа и даже специалиста отдела кадров.

Документовед – это более высокопрофессиональный специалист. Он обязан хорошо владеет современными компьютерными технологиями и программами, и быть уверенным пользователем оргтехники.

В его обязанности входит разработка новых форм необходимых для внутреннего пользования. Также он проводит анализ и рационализирует документооборот в учреждении, передает документы на государственное хранение и утилизацию. Такие специалисты работают в архивно-документационных службах разных учреждений: в музеях, библиотеках, научно-исследовательских бюро, регистратуре здравоохранения, проектных организациях.

 


0

Оцените новость
Новости партнеров:


Комментировать


Наша группа в ОК:
  • Яндекс.Метрика

  • Нам пишут Статьи разные
    Все публикуемые материалы принадлежат их владельцам. Использование любых материалов, размещённых на сайте, разрешается при условии размещения кликабильной ссылки на наш сайт.
    Реестровая запись Роскомнадзора № A-1584-97-BLG
    По всем вопросам, жалобам и предложениям: vegchel@yandex.ru
Регистрация